Како одредити време за своје време и избећи ометање | Савети о фокусирању | Алати за продуктивност за ефикасно управљање временом

Двигхт Еисенховер.



34. председник Сједињених Држава.

Врховни командант савезничких снага у Европи током Другог светског рата.

Човек који је покренуо програме који су довели до стварања НАСА-е, интернета и међудржавног аутопута.



Заузет човек.

А судећи по његовим поступцима - човек који је направио ефикасна и продуктивна употреба времена.

Најпознатија стратегија продуктивности коју користи Еисенховер назива се Еисенховер Бок, или модерна варијација - Матрица приоритета.



Једноставна алатка за доношење одлука, матрица приоритета омогућава вам да одвратите пажњу и истовремено будете усредсређени на најважније задатке дана.

Тхе матрица приоритета омогућава вам:

  • Идентификујте на први поглед шта треба учинити.
  • Преместите задатке около на основу тога колико је важно или хитно.
  • Имају преглед о томе где треба да усредсредите своју пажњу краткорочно и дугорочно.
  • Остани на врху свих ваших обавеза.

Овде преузмите висококвалитетну верзију Еисенховер матрице за штампу.



Кликните овде да бисте погледали ИоуТубе видео Како одредити приоритете

Кликните овде за гледање Алати за продуктивност за управљање временом


Шта је
Матрица приоритета?

матрица приоритета-мала

Кликните слику за радни лист Матрик



Матрица приоритета има две димензије - прва је значај (важно / небитно) а друго је хитност (хитно / не хитно).

Сваки задатак је класификован према овим квадрантима, а затим решен према квадранту коме припадају.



Сви задаци су подељени у ова 4 квадранта:

  • Важно и хитно
  • Није хитно и важно
  • Није важно и хитно
  • Није важно и није хитно

Квадрант 1 - важан и хитан

Учење да концентришите се на најважније је кључ успеха.

Научити управљати собом и својим временом - то је оно што издваја успешне од оних који се надокнађују временом. То су задаци који имају рок и висок повраћај улагања.

Само треба да заврше!

Очигледно је да морамо да радимо задатке у овом квадранту јер су они важни, а прво бисмо их требали обавити јер су хитни. Обично, ако нам недостаје времена, прво бисмо требали да обавимо ове задатке.

Понекад немамо избора, али пуштање ствари да дођу до ове тачке негативно утиче на наше перформансе и квалитет живота.

  • Важни рокови - Ако се ваша компанија припрема за лансирање производа, потребно је одмах се позабавити било којим задацима повезаним са лансирањем.
  • Кризе - Живот је пун неочекиваних изненађења. Постоје ситуације које нисте могли предвидети ни са предвиђањем. Шта се квалификује као криза? Сви задаци који су временски пресудни са значајним последицама.
  • Породица - Ако сте родитељ, било која представа или игра у којима ваше дете учествује требало би да буду у овој категорији. Нарочито ако је потребна нека припрема (на пример, путовање преко ноћи).
  • Припреме у последњем тренутку - Испитивање које заокупља вашу пажњу, презентација која се појавила брже него што се очекивало или неочекивана пословна прилика, сви могу пасти у овај квадрант.

Опасност је у томе што мислимо да многе ствари спадају у ову категорију, а када не спадају у хитно и небитно категорија.

Запитајте се да ли је задатак који је тренутно и хитан и важан. Било који задатак који има финансијске импликације за вашу компанију имаће предност над упитом за корисничку службу.

ајзенхауерова матрицаКвадрант 2 - важан и не хитан

Решавамо задатке у овом квадранту после бављење задацима у квадранту 1.

Задаци у квадранту 2 нису хитни, али ипак захтевају пажњу. Ако их игноришу, преселиће се у Квадрант 1. Боље је адресирати ове задатке пре него што постану хитно и важно.

Зашто?

Будући да постоје два проблема са задацима Квадранта 1 - они су временски ограничени и то може изазвати стрес и забринутост и утицати на квалитет нашег рада.

  • Мондане Таскс - Припрема недељних извештаја је задатак који се може схватити као свакодневни. Лако их је одложити за касније. Ако не учинимо ништа, за недељу дана овај задатак постаће важне и хитне. Припремите план за такве задатке за бављење њима у право време.
    Овај план може укључивати кораке попут прикупљања података, тражења мишљења колеге, писања нацрта, уређивања нацрта, слања шефу, одређивања времена за презентацију и представљања.
  • Здравље - Здрава прехрана и вежбање су витални за ваше здравље. Не чекајте да вам лекар постави дијагнозу.
  • Односи - Мој пријатељ Јордан Харбингер говори о копајући бунар пре него што ожедните. Уложите у било коју врсту везе пре него што будете требали да позовете ту особу за услугу.
  • Лични развој и остало су у категорији који нису хитни, али су веома важни.

Ако не водимо рачуна о задацима у квадранту 2, наћи ћемо се у ситуацији да нам недостаје времена. Резултат - под стресом смо, радимо касно увече и дајемо лоше резултате.

Тако, Квадрант 2 (важан и не хитан) заслужује озбиљну пажњу.

к3 еисенховер матрицаКвадрант 3 - хитно и није важно

Ово је најварљивији квадрант. Уосталом, зашто бисмо се замарали задацима који нису важни?

Шта ове задатке чини хитним? Много пута други људи покушавају да нас натерају да се бавимо тим задацима.

Су временски разбојници. Начин да се овај проблем смањи је једноставно заштитити своје време.

На пример, ако неко инсистира да одмах разговара са вама, а то значи да морате да изађете из канцеларије - сазнајте зашто је тај састанак тако хитан. Можда уместо тога можете да телефонирате, а можда ће та особа бити у вашем крају следеће недеље.

Постоје дистракције које скачу испред нас говорећи: „обратите ми пажњу“, то су пожари за које вас заправо неће бити брига ако изгоре.

  • Друштвени медији је један од највећих криваца који нам одвлачи пажњу. Морате имати представништво на друштвеним мрежама, али ограничите време, закажите објаве и, ако можете, позовите некога другог да управља вашим пословним друштвеним рачунима.
  • Пријатељи који траже услуге - Ситуације прерушене у ванредне ситуације у стварности могу да сачекају вашу пажњу. Будите дисциплиновани у изговарању не на оно што изгледа као лажна узбуна.
  • Друштвене активности - Умерено, друштвене активности (церемоније, забаве, окупљања) додају равнотежу нашем ужурбаном модерном животу. То су задаци које вероватно не бисте требали радити, осим ако немате шта друго да урадите.

Не трошите енергију на задатке који нису хитни и нису важни - они ће вам трошити време.

У том случају - у вашем је најбољем интересу да се бавите хобијем или навиком која ће вам дугорочно користити. Медитирајте, вежбајте, научите нови језик или инструмент - било шта што вас стимулише и занима.

к4 еисенховер матрицаКвадрант 4 - није хитан и није важан

Задаци у овом квадранту могу постати озбиљни расипници времена. Када идентификујете задатак у том квадранту, покушајте да га откажете. Ако не можете да га елиминишете у потпуности, покушајте да умањите време које трошите на тај задатак. Почните да водите листу „не треба да радите“ и избегавајте да своје време попуњавате задацима који за вас немају стварну сврху.

  • Нетфлик - Гледање ТВ емисија и филмова на мрежи делује као пријатна дистракција. Су губици времена који нису планирани. Пратите колико времена трошите на задатке који нису хитни и нису важни.
  • Мессенгер и СМС поруке - Ако се то може рећи брзим телефонским позивом, одлучите да уштедите време, а не да шаљете више напред-назад текстуалних порука.

Ако су сви ваши задаци уклопљени у овај квадрант - честитамо, живите слободно време!

То већини нас није реалност. Међутим - задатке које категоризујемо као хитне и неважне је најлакше извршити. Њихово попуњавање даје нам осећај постигнућа.

Пажљиво надгледајте сваки квадрант. Ако је потребно - поделите сваки од главних задатака у подзадатке.

Започните задатке на време, чак и ако сада не изгледају хитно. У супротном ћете уложити много труда са сумњивим резултатима…. ако останете на врху својих задатака резултираћете добрим перформансама уз одржавање квалитета живота.

Корисна шема је шема дневних активности управљања временом у комбинацији са матрицом приоритета. Лепота матрице приоритета је у томе што се многи од ових задатака могу заменити у зависности од годишњег доба вашег живота.

Запамтити - оно што је важно ретко је хитно, а оно што је хитно ретко је важно. -Двигхт Еисенховер

Како направити сопствену матрицу приоритета?

Овде преузмите висококвалитетну верзију Еисенховер матрице за штампу.